Warum sind Objektbegehungen
in einer Eigentümergemeinschaft
sehr wichtig?
Was ist eine Begehung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft?
Was wird dabei konkret gemacht, und warum ist sie sowohl für die Eigentümer als auch für die Verwaltung so wichtig?
Eine regelmäßige Objektbegehung gehört zu den zentralen Pflichten einer ordnungsgemäßen Verwaltung. Der Immobilienverwalter sollte die von ihm betreuten Immobilien vom Grundsatz her so behandeln, als wären es seine eigenen.
Das bedeutet insbesondere,
• den baulichen Zustand des Gemeinschaftseigentums zu kennen,
• bestehende Mängel frühzeitig zu erkennen
• und mögliche Schäden oder Folgekosten bereits im Vorfeld zu bedenken.
Eine ausführliche gemeinsame Begehung des Objekts zusammen mit dem Verwaltungsbeirat verschafft genau diesen Überblick. Häufig wohnen ein oder mehrere Beiratsmitglieder selbst in der Anlage und können daher aus erster Hand berichten –
• über bauliche Mängel,
• über wiederkehrende Probleme
• aber auch über den sozialen Aspekt des Zusammenlebens innerhalb der Gemeinschaft.
Dabei geht es nicht ausschließlich um den technischen Zustand des Gebäudes. Eine Begehung dient ebenso dazu,
• die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Beirat zu stärken,
• Vertrauen aufzubauen
• und als Verwaltung sichtbar und ansprechbar zu sein.
Aber wie läuft eine solche gemeinsame Begehung eigentlich ab?
Zunächst findet ein kurzes Gespräch zu Beginn des Treffens statt.
Dabei besprechen wir:
• aktuelle Probleme,
• bereits durchgeführte Instandhaltungsmaßnahmen,
• laufende Arbeiten
• sowie Maßnahmen, die bereits beauftragt wurden oder in Kürze beginnen sollen.
Manchmal kommen noch Dienstleister dazu, wie z.B. der Hausmeister. Dabei wird auch konkret über die Reinigung der Treppenhäuser oder Pflege der grünen Anlagen gesprochen und über mögliche Verbesserungen diskutiert.
Eine der wichtigsten Komponenten der Begehung ist die lückenlose Dokumentation.
Zunächst einmal wird festgestellt, wer bei der Begehung dabei ist und wann diese stattfindet.
Alle festgestellten Mängel, Anregungen, Beschwerden oder Planungen werden unmittelbar vor Ort digital erfasst, inklusive Fotos und kurzer Kommentare, in der Regel über das iPad.
Diese Dokumentation ist entscheidend für die spätere Bearbeitung, da keine besprochenen Punkte verloren gehen und sie der Verwaltung als konkrete Arbeitsgrundlage dient.
Im Anschluss wird aus diesen Daten ein übersichtliches PDF-Dokument erstellt.
Dieses dient als offizielle Begehungsdokumentation und wird dem Verwaltungsbeirat zur Verfügung gestellt.
Für die Kommunikation und den Austausch nutzen wir unter anderem die Onlineplattform etg24, über die Beiräte und Eigentümer jederzeit Zugriff auf relevante Unterlagen haben.
